Gestión Documental

Misión

Brindar un excelente servicio de apoyo a la Administración Departamental, entidades de control del orden nacional y territorial, tanto fiscales, judiciales y disciplinarias, así como también a la ciudadanía en general en torno a nuestro acervo documental; de la misma manera cumplir cabalmente con la normatividad archivística vigente en los procesos de recepción, administración y disposición final de los diferentes fondos documentales, de la misma manera brindar en todo tiempo asesoría y supervisión de los procesos de gestión documental, tanto en la administración gubernamental como también de las administraciones municipales de nuestro Departamento

Visión

El Archivo Central del Departamento del Putumayo, adscrito a la Secretaria de Servicios Administrativos de la Gobernación del Putumayo, se posesionara en un futuro de corto y mediano plazo en una dependencia más eficiente y eficaz entorno a los procesos archivísticos, brindando el mejor servicio a la comunidad, entidades nacionales y territoriales, asesoría y supervisión de archivos de gestión y administraciones municipales.

De la misma manera optimizara el resguardo, custodia y protección de cada uno de los fondos documentales existentes y de transferencia como patrimonio documental y memoria de la administración de nuestro Departamento, para lo cual se continuara bajo lineamientos del Archivo General de la Nación y el Sistema Nacional de Archivos, desarrollándose una perspectiva cada vez más eficaz en los procesos archivísticos y en vanguardia de la preservación de material histórico y de conservación total.

Registro de activos Información

Descargar Registro de Activos de Información.
Inventario documental con corte al 18 noviembre de 2015

Contacto

   Secretaría de Servicios Administrativos
   Conmutador (57+8) 4206600 Ext. 105
   Dirección: Calle 8 N°. 7-40, Mocoa Putumayo
   Correo: serviciosadministrativos@putumayo.gov.co
   Gestión Documental
   Teléfono: 4201005
   Correo: archivo@putumayo.gov.co

Índice de Información Clasificada y Reservada

Descargar Índice de Información Clasificada y Reservada.

 

Contacto

   Secretaría de Servicios Administrativos
   Conmutador (57+8) 4206600 Ext. 105
   Dirección: Calle 8 N°. 7-40, Mocoa Putumayo
   Correo: serviciosadministrativos@putumayo.gov.co
   Gestión Documental
   Teléfono: 4201005
   Correo: archivo@putumayo.gov.co

Esquema de Publicación

Dercargar Esquema de Publicación de Información

 

Contacto

   Secretaría de Servicios Administrativos
   Conmutador (57+8) 4201515 Ext. 105
   Dirección: Calle 8 N°. 7-40, Mocoa Putumayo
   Correo: serviciosadministrativos@putumayo.gov.co
   Gestión Documental
   Teléfono: 4201005
   Correo: archivo@putumayo.gov.co

Cuadro de Clasificación Documental – CCD

Image

Programa de Gestión Documental – PGD.

Descargar Programa Gestión Documental

 

Objetivo General

Desarrollar de manera integral, fortalecer e implementar el PGD, al Archivo General Departamental del Putumayo, en torno a las directrices establecidas por el Archivo General de Nación y en lo estipulado en la ley 594 de 2000, ley general de archivos, donde en su título V, artículo 21 indica que “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”,

Objetivos Específicos

De esta manera se pretende que paulatinamente se incorpore al sistema archivístico departamental, los objetivos del presente programa de gestión documental, y en la medida de su avance se logre el mejoramiento conforme a las normas, parámetros y gestión de procesos técnicos, tecnológicos y administrativos de la gestión gubernamental

Otro de los objetivos del presente plan de gestión documental en desarrollo, es resaltar la importancia de los documentos de archivo como medio bidireccional entre las partes de los procesos de la administración pública y gestión del respectivo orden departamental.

Procurar el desarrollo de medidas que permitan el cumplimiento de lo requerido en la directiva presidencial 04 de 2012, que en su asunto indica de la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, previendo un mejor desempeño en el proceso de la gestión departamental, alcanzando eficacia en el cumplimiento de las metas propuestas, eficiencia en el cumplimiento de las mismas, logrando mayores objetivos con menos recursos, accesibilidad, información y productividad.

Procesos de Gestión Documental

Para el desarrollo de la gestión documental, se hace necesario que se establezca un modelo integrado de gestión documental, que se ajuste a la normatividad vigente, trazando metas en la organización de la información y la documentación, para lo cual se hace necesario la gestión permanente, la formación de políticas administrativas y de procesos técnicos de nuestro acervo documental y planes que mejoren cada vez los procesos de beneficio para los usuario, tanto naturales como jurídicos de todo orden.

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

Es de resaltar de esta manera algunos procesos de gestión documental que se han venido desarrollando en procura del mejoramiento continuo del Archivo General Departamental en torno a los siguientes puntos.

• Clasificación, restauración y buen manejo de la documentación que reposa actualmente en nuestro archivo.
• Aplicación de procesos técnicos archivísticos, en el orden cronológico, depuración, expurgación, revisión y extracción de material metálico en los diferentes expedientes y tipología documental
• Cotejo de documentos y procesos que permitan la unificación de productos documentales por dependencias, como contratos y sus respectivas subseries, historias laborales, expedientes de pensionados, nominas entre otros.
• Soporte en los procesos y procedimientos de las tecnologías de la información y comunicación, para facilitar la agilidad a la gestión documental para la Gobernación del Putumayo de demás entes estatales y regionales.

Proceso de Aplicabilidad  al Programa de Gestión Documental

Se ha venido realizando un acercamiento a la terminación con respecto al desarrollo de actualización y aprobación de las Tabla de Retención Documental (TRD),Tablas de Valoración Documental (TVD), para lo cual se desarrolla una comunicación permanente con el Archivo General de la Nación, así como la solicitud escrita de la emisión de conceptos técnicos que permitan un mejor desarrollo de los procesos de gestión.
Reuniones periódicas entre área administrativa y de proceso técnicos con el fin de tratar temas relacionados con la metodología aplicada a la gestión documental y los apoyos a las búsquedas de información para proyección de respuestas tanto a personas naturales, jurídicas y de control.
Gestión para procesos de actualización, preparación y desarrollo de capacitación del personal de apoyo al Archivo general Departamental.

Capacitación de personal administrativo, de procesos técnicos y municipios del departamento

No obstante a la capacitación y competencias de cada uno de los integrantes del Archivo General Departamental, así como de los diferentes contratistas de apoyo, se ha gestionado y asistido a algunos seminarios y talleres, con la ESAP, Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos tales como:

• Seminario – taller “Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental y Normatividad Archivística”, dictado por funcionarios de la ESAP -2013
• Seminario _ taller “Manejo de Fondos Acumulados, Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)”, dictado por funcionarios especializados del Archivo General de la Nación.
• Asistencia al XXI seminario del Sistema Nacional de Archivos “Preservación Digital y a largo Plazo” dictado en la ciudad de Bogotá D.C, Centro Nacional de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada.

De la misma manera se ha venido gestionando desde nuestra Gobernación del Putumayo, comisiones semestrales que permitan llegar a las diferentes administraciones municipales del departamento, en aras de dar cumplimiento a la ley 594 de 2000” Ley General de Archivos, al Decreto 2845 de diciembre de 2012 y al Acuerdo 069 de 2010, articulo 3 numeral 2 “Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas vigentes sobre el archivo a nivel departamental”.

Tablas de Retención Documental – TRD

En el marco del Programa de Gestión Documental, se establece la importancia de la actualización y aplicación de las Tabla de Retención Documental, para lo cual se ha realizado un acercamiento cada vez más objetivo a la terminación del desarrollo de actualización y aprobación de las Tabla de Retención Documental (TRD),igualmente para las Tablas de Valoración Documental (TVD), en este sentido se ha venido desarrollando una comunicación permanente con el Archivo General de la Nación y apoyo de la emisión de conceptos técnicos por parte de la gestión del Sistema Nacional de Archivos.

En vista de que desde el año 2008 se ha venido realizando algunos intentos de elaboración y aprobación de Tablas de Retención Documental y últimamente en el año 2011, donde se realiza para ello un contrato que cumplirá en su tiempo con este objetivo; sin embargo algunas falencias e inconvenientes no permitió este objetivo; no obstante en la actualidad se propone desde la administración departamental, el logro de este instrumento indispensable para la gestión documental, que permite así la racionalización de la producción documental, ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión y central, viendo la posibilidad del desarrollo del archivo histórico del departamento.

En este sentido se propone a seguir las diferentes etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 de 2000”.